Over de staande veranderorganisatie

Wat een dag! Keynotes, parallelsessies, netwerkborrels… Op dubbele uitnodiging van PMI Netherlands Chapter was ik vandaag bij de tweede PMI Netherlands Summit. Zowel als bestuurslid van de BPUG, als in de rol van ‘exclusive blogger’ (wat een titel!) mocht ik vandaag deelnemen. Bij deze dank ik PMI graag voor deze uitnodigingen. Ik heb weer wat om over na te denken.

Vorige maand bekeek ik het programma en verheugde ik mij op de inhoud. Ik schreef er over op PMOblog.nl en Ordina.nl. In die post schreef ik dat het mij opvalt dat we het steeds minder over de methodieken hebben, maar steeds meer over de toepassing er van. En over de verschuiving van projecten doen naar baten realiseren.
Vandaag heb ik me vooral daar op gericht en op de laatste conclusie uit die blogpost: de toename in dynamiek.

Lees verder Over de staande veranderorganisatie

Over Prada, PMO en plezier

Gisteren was die fantastische film ´The devil wears Prada´ weer op TV. Plot volgens Wikipedia:

Andrea ‘Andy’ Sachs heeft moeite om een eerste baan te vinden als journaliste. Bij gebrek aan betere opties solliciteert ze bij het modetijdschrift Runway, waar ze de tweede assistente wordt van hoofdredactrice Miranda Priestly. Het werk is weinig journalistiek, maar Andy hoopt met Runway op haar deuren te openen naar betere opties.

Priestly blijkt een ramp om voor te werken. Zij eist dat iedereen zich naar al haar grillen buigt iedere keer dat ze spreekwoordelijk met haar vingers knipt. Met een betere toekomst ten doel, zet Andy niettemin alles op alles om te voldoen aan de onmogelijke eisen van de hoofdredactrice en in de smaak te vallen bij haar snobistische werknemers

Prachtig natuurlijk. Maar nu komt de link naar PMO.
Lees verder Over Prada, PMO en plezier

Over mijn favoriete onderwerpen

Mijn vaste lezers weten het nu onderhand wel. De wereld verandert. Flexibilisering, digitalisering, individualisering… Voor de nieuwe generatie is dit allemaal doodnormaal. Flexibel, digitaal, individueel. Het Nieuwe Werken? Hoezo is dit mijn werkplek? 9 tot 5?

In sollicitatie- en talentmanagementgesprekken hoor ik ze allemaal hetzelfde zeggen: projectmatig, afwisseling, verantwoordelijkheid, dingen realiseren, op niveau meedenken. Ze komen er aan en gaan de wereld overnemen. Als je als organisatie niet toegeeft, mis je de boot.
Deels schreef ik hier al over in mijn blog over het verband tussen de crisis en technologie. De wereld versnelt. Wordt transparanter. Lijnen worden korter. Communicatie directer.
Organisaties worden nu nog bestuurd door babyboomers. Langzaamaan begint de generatie X terrein te winnen. Maar we moeten ons klaar maken voor generatie Y. Voor de maatschappelijke ontwikkelingen van vandaag.
Lees verder Over mijn favoriete onderwerpen

Over symptomen en oorzaken

Van diverse klanten heb ik wel eens de vraag gekregen te helpen met het op orde brengen van de resourceplanning. Of nog specifieker: de implementatie van een resourceplanningstool. Mooie casussen die in een aantal gevallen ook tot mooie opdrachten hebben geleid.
Het zijn hele duidelijke vragen op basis van klinkklare symptomen. Men weet niet wie wat aan het doen is, er wordt te veel ad hoc gepland, er wordt teveel ingehuurd, het is niet duidelijk wie wanneer inzetbaar is, er wordt teveel op beschikbaarheid geschreven… ‘En als we nou een goeie tool hadden die dit inzichtelijk zou maken, hadden we deze problemen nu niet!’

Lees verder Over symptomen en oorzaken

Over kleermakers en gereedschapskisten

Doordenkend over mijn laatste blogpost heb ik nog wel een belangrijke toevoeging te maken. En ik zeg het vooraf: dat doe ik niet om mijn eigen baan zeker te stellen.
In die laatste post vergelijk ik PMO met een maatpak. Een concept dat zich niet laat vatten in vastgestelde patronen. Geen confectie uit het rek, maar maatwerk van professionals. Dit betekent echter ook dat, om de metafoor nog even vast te houden, de kleermaker verstand van zaken moet hebben, de juiste ervaring, maar zeker ook de juiste stoffen, voering, draden en knopen. En een schaar, een meetlint, naalden en spelden. En dat hij kan putten uit een set basisontwerpen waar hij het maatpak op baseert. Geen maatwerk uit de losse pols dus, maar gestandaardiseerd maatwerk.
Lees verder Over kleermakers en gereedschapskisten

Over PMO als maatpak

MeetlintBij ieder gesprek dat wij hebben over PMO komen de termen ‘business case’ en ‘toegevoegde waarde’ aan de orde. En de vraag hoe je deze kwantitatief maakt en dus hoe je PMO intern en extern verkoopt. Natuurlijk hebben PMO-dienstverleners hier last van, maar de PMO’s zelf hebben hier ook tegen te vechten. Zeker nu de economische wind niet de juiste kant op waait. Vanuit Ordina werd al eens een Ronde Tafel rondom dit thema georganiseerd.
Ons wordt geregeld gevraagd of wij aan kunnen geven wat de kwantitatieve toegevoegde waarde van PMO is. Organisaties als Gartner en PM Solutions hebben hier al vele onderzoeken naar gedaan en percentages en bedragen genoemd. Deze percentages en bedragen hebben echter veelal betrekking op de resultaten van de projectorganisatie als geheel. Het is dus altijd de vraag hoe je dan weer bewijst dat juist het PMO voor deze verbetering heeft gezorgd. Bovendien, en dat is nog veel belangrijker, wordt ieder PMO op een andere manier aangestuurd. Het ene vanuit de financiële lijn, het ander vanuit de operatie, weer een ander vanuit assurance. Iedere manier van aansturen leidt tot geheel andere KPI’s. En dat zijn nou juist die KPI’s waar hoger op gescoord moet worden.
Om het nog maar niet te hebben over het verschil in definities van PMO. Wat de een PMO noemt heet bij de ander bedrijfsbureau, of PSO, of de PMO-taken zijn verspreid belegd bij diverse afdelingen en functionarissen.
Lees verder Over PMO als maatpak

Over een stichting en correlatie

Van de week hadden we het over de correlatie tussen structuur en projectresultaat. We hoorden iemand zeggen dat die correlatie negatief zou zijn. Hoe meer structuur, hoe minder reultaat. Komen wij aan met ons verhaal over PMO…  Dat vroeg om onderzoek.
In het voorwoord van het boek Projectmanagement op basis van Prince2 haalt de heer Koch een onderzoeksresultaat van Teun van Aken aan dat zegt dat de correlatie tussen projectsucces en het gebruik van methoden en technieken niet hoger is dan rond de dertig procent. De rest wordt bepaald door de juiste ervaring en leiderschapcompetentie. Een andere studie zegt dat minstens de helft van het projectresultaat wordt bepaald door de omgeving van het project en de andere helft door de manier waarop het project wordt aangestuurd, ondersteund en ingericht. Tot zover 0-2 voor de tegenstanders van PMO.
Echter, in diezelfde studie wordt geconcludeerd dat het juist uitvoeren van risicomanagement tijdens de start, maar vooral ook cyclisch tijdens de uitvoering de succeskans vergroot. En daar kunnen we de rebound pakken.
Lees verder Over een stichting en correlatie

Over ontwikkelen met en reizen zonder doel

Wanneer ik weer eens de vraag “Wat doe jij eigenlijk tegenwoordig?” op me afgevuurd krijg en ik vertel over PMO krijg ik uiteenlopende reacties. Met die reacties wordt vaak ons beeld bevestigd dat er nog veel missiewerk te verrichten is om PMO op de juiste manier op de kaart te zetten. Een veelzeggende reactie was: “O, leuk. Dan werk je zeker met veel vrouwen!”. Nogal een stereotype, maar ook nog eens een onjuiste. Ten opzichte van onze branche is het percentage vrouwen dan wellicht hoger dan gemiddeld, maar het beeld dat PMO-ers verdwaalde secretaresses zijn is pertinent onjuist. In ieder geval in onze benadering.
Lees verder Over ontwikkelen met en reizen zonder doel

Over ronde tafels en zakenkoffers

Ronde tafel
Gistermiddag (donderdag 10 november) vond de eerste Ordina PMO Ronde Tafel plaats in de Ordina-skybox in de Amsterdam ArenA. De aanwezige PMO managers (of equivalenten daarvan) hebben hun beelden gedeeld rondom het thema ‘De business case van PMO’, onder begeleiding van Bert Hedeman en onze eigen Paul Hesselman. Vanuit Ordina waren naast Paul Hesselman ook Nicolle van den Heiligenberg (Business Unit Manager van de PMO unit), Peter Boshuis (PMO Consultant) en ondergetekende (PMO Consultant en organisator en facilitator van de Ordina PMO Ronde Tafel) aanwezig.

In diverse plenaire en break-out sessies deelden de tafelgasten hun ideeën en ervaringen. Al snel viel op dat de gasten veel ervaringen en uitdagingen gemeen hebben.

Lees verder Over ronde tafels en zakenkoffers

Over pendules, instrumenten en tovenaars

Organisaties zijn continu in beweging. Constant wordt geprobeerd de structuur optimaal aan te passen aan de veranderende markt. Trends worden gevolgd, consultancybureaus worden geraadpleegd, organigrammen worden getekend.
Wat opvalt in deze bewegingen is dat er continu wordt omgeschakeld van centralisering naar decentralisering. Wat een collega van mij ooit treffend ‘de pendule van organisatieverandering’ noemde. Er wordt gecentraliseerd vanuit efficiencyoverwegingen. Efficiency en effectiviteit vanuit specialisatie en schaalvoordeel.
Wat er vervolgens veelal gebeurt is dat processen niet volledig worden geïmplementeerd, de efficiencyvoordelen niet worden behaald, er een indirect apparaat wordt opgetuigd met eigen management, daar weer ondersteuning bij… Kortom: het werkt niet, het wordt te groot, het kost teveel geld en levert te weinig op. Onvrede. Waarom moeten de bedrijfsonderdelen zoveel kosten afdragen voor iets wat ze eerst zelf beter deden? Oplossing: decentraliseren! En zo komt de vicieuze cirkel weer aan zijn begin. Want ook decentralisatie heeft uiteindelijk niet de beoogde voordelen.
Het is behoedzaam balanceren op het dunne koord dat hier tussen ligt. De sleutel ligt in implementatie. Zoals ik in mijn vorige blog al de quote van Henk-Jan Messchendorp aanhaalde: ‘c’est le ton que fait la musique’. Het gaat niet om het instrument of het model, het gaat er om wat je er mee doet.

Lees verder Over pendules, instrumenten en tovenaars