Over symptomen en oorzaken

Van diverse klanten heb ik wel eens de vraag gekregen te helpen met het op orde brengen van de resourceplanning. Of nog specifieker: de implementatie van een resourceplanningstool. Mooie casussen die in een aantal gevallen ook tot mooie opdrachten hebben geleid.
Het zijn hele duidelijke vragen op basis van klinkklare symptomen. Men weet niet wie wat aan het doen is, er wordt te veel ad hoc gepland, er wordt teveel ingehuurd, het is niet duidelijk wie wanneer inzetbaar is, er wordt teveel op beschikbaarheid geschreven… ‘En als we nou een goeie tool hadden die dit inzichtelijk zou maken, hadden we deze problemen nu niet!’

De zeven jaar voordat ik me op PMO ging focussen ben ik actief geweest met resourceplanning en -management. Daar, maar ook nog zeer geregeld in mijn huidige rol, heb ik geleerd dat issues in de resourceplanning maar zelden worden veroorzaakt doordat het resourecplanningsproces niet goed was ingeregeld. Wel komen daar altijd de symptomen aan het licht.
Kanttekening: we hebben het hier wel altijd over organisaties die werken in uren op projecten.
De echte oorzaak van problemen in de planning van mensen ligt in de planning van de projecten waar die mensen aan werken. De mate van vooruit kijken, de onderlinge verbanden tussen projecten, de schaarste van bepaalde expertise. Of nog dieper: de stabiliteit en verwevenheid van systemen, de sterk fluctuerende vraag van opdrachtgevers waarvoor als er gevraagd wordt, gedraaid wordt.
Een goed resourceplanningsproces, al dan niet vanuit een PMO, al dan niet ondersteund door een tool, kan wel een duidelijke rol spelen in het boven tafel krijgen van die echte oorzaak. Veelal verschuilen stakeholders zich achter de planning. De problemen kunnen makkelijk afgeschoven worden en niemand kan echt hard maken dat zij ongelijk hebben. Wanneer de planning en de onderliggende processen op orde zijn wordt direct helder dat de projectmanager, de opdrachtgever, of een andere betrokkene de schuldige is aan het niet soepele verloop van de projecten. En dat kan een goede eerste stap zijn richting het op orde brengen van het projectportfolio.En dat zijn leuke trajecten. Dus als ik weer eens een vraag krijg om mee te denken over de implementatie van een planningstool, of de inrichting van een planningsproces, steek ik direct mijn vinger op om mee te doen!

Groeten,

Frank

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.